Tietosuojaseloste

Tältä sivulta löytyy Suomen Yrittäjäopiston tietosuojaperiaatteet. Sivulle on koottuna tietosuojaperiaattemme opiskelijatietojärjestelmän tietosuojasta sekä markkinoinnin tietosuojasta.

Opiskelijatietojärjestelmän tietosuoja

Mitä tietoa keräämme ja mihin tarkoitukseen?

Tietojen käsittelyn tarkoitus ja tietolähteet

Opetushallinnollisten tehtävien hoitaminen sekä opetuksen ja oppimisen ja tutkinnon suorittamisen suunnittelu edellyttävät rekisterin olemassaoloa.

Rekisteriä käytetään hakijoiden rekisteröintiin ja opiskeluoikeuden toteamiseen, opinto- ja tutkintosuoritusten kirjaamiseen, opetuksen, opintojen ja tutkintosuoritusten seurantaan ja suunnitteluun sekä tilastointitiedon keräämiseen.

Tiedot opiskelijahallintorekisteriin saamme pääsääntöisesti opiskelijalta itseltään tai oppisopimuskoulutuksen järjestäjiltä.

Opiskelijalta kerättävät tai opiskelijatietojärjestelmään tallennettavat tiedot

Opiskelijan henkilö- ja taustatiedot

Opiskelijan henkilötiedot, opiskelijanumero, syntymäaika, henkilötunnus, sukunimi, etunimet, kutsumanimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kansalaisuus, kotimaa, kieli, kotikunta, opintojen tilapäinen keskeyttäminen, mahdollinen koulutuksen eropäivä ja eron syy, aiempi koulutus ja tutkinnot (oppilaitos, tutkinto, päivämäärä), aiempi alan työkokemus, tietojen luovuttamista koskeva lupa, työnantajan tiedot, rahoitusmuoto, laskutustieto, urasuunnitelma, tiedot annettavasta ja annetusta ohjauksesta ja muut mahdolliset koulutukseen liittyvät lisätiedot.

Koulutus- tai tutkintotiedot

Koulutus tai tutkinto, vastuuohjaaja, opiskelijan tavoitetutkintoa koskevat tiedot, koulutustunnus, mahdollinen osaamisala, suoritettavat opintokokonaisuudet ja opiskeluoikeuden alkamis- ja päättymispäivä.

Tutkintokoulutuksen sisältö- ja suoritustiedot

Opintojen laajuus, suorituksen päivämäärä, arvosana, kouluttaja ja opintokokonaisuus, johon suoritus sisältyy.

Tutkinnon suorittamiseen liittyvät tiedot

Suunnitelma näytöistä, suoritettu tutkinnon osa tai suoritetut tutkinnon osat, tiedot näyttöpaikoista, arvioinneista ja arvioijista.

Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

Rekisteröidyllä on oikeuksia koskien Suomen Yrittäjäopiston hallussa olevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi tulee ottaa yhteyttä Suomen Yrittäjäopiston tietosuojavastaavaan.

Tietosuojasta vastaava

Nina Hämäläinen
040 649 1080
nina.hamalainen(a)syo.fi

Mihin tietoa käytämme?

Suomen Yrittäjäopisto käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvoitteet. Käsittelymme oikeusperusteita ovat:

Sopimuksen täytäntöön paneminen

Sopimusvelvoitteiden täyttäminen on pääasiallinen henkilötietojen käsittelymme oikeusperuste. Käsittelemme henkilötietoja koulutuspalvelun tuottamiseksi, siltä osin kuin on tarpeellista.

Lakisääteinen velvoite

Sopimusten lisäksi toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsittelemme henkilötietoja. Esimerkkejä näistä ovat:

Kuinka kauan säilytämme tietoa?

Säilytämme opiskelijahallintorekisterissämme olevia tietoja niin kauan kuin opiskelu ja tutkinnon suorittaminen edellyttävät, huomioiden voimassa oleva ammatillisen koulutuksen lainsäädäntö ja muut asiaan liittyvät määräykset.

Opiskelijahallintorekisteriämme päivitetään aina tarvittaessa.

Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot

Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille, elleivät ammatillisen koulutuksen järjestäminen ja siihen liittyvä lainsäädäntö tai määräykset sitä edellytä tai ellei opiskelija ole antanut erityistä lupaa tietojensa siirtämiseen (esimerkiksi nimen julkaisulupa valmistuttua).

Toimenpiteet tietoturvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseksi

Tietojen saatavuutta ja käytettävyyttä lisäävillä toimilla varmistetaan merkityksellisen tiedon saatavilla olo silloin, kun sitä tarvitaan. Tällaisia toimia ovat järjestelmien toiminnan varmistaminen, varmuuskopioinnit, varahenkilöjärjestelmät ja tiedon oikea arkistointi.

Tietojen eheyttä turvataan järjestelmien tarkistusten ja valvonnan kautta. Turvatoimien ja ohjeistuksen tavoitteena on ehkäistä virheitä ja laiminlyöntejä tietojen käsittelyssä. Tietojen luottamuksellisuus varmistetaan organisatorisilla ja teknisillä keinoilla.

Organisatorisina keinoina toimivat muun muassa salassapitosopimukset, määritellyt toimintaprosessit, ohjeistukset ja henkilöstön koulutus.

Teknisiä keinoja ovat muun muassa virus- ja haittaohjelmasuodatuksen toteutus, tietoliikenteen salaus, vahva tunnistaminen, tietoverkon ja päätelaitteiden suojaus sekä salaus, tilojen lukitukset ja valvonta sekä paperiaineiston tuhoamisen osalta siihen erikoistuneen kumppanin käyttö.

Rekisteritietojen tarkistaminen (tietopyyntö)

Halutessaan rekisteröidyllä on oikeus omien tietojensa tarkistamiseen. Ole yhteydessä tietosuojasta vastaavaan Nina Hämäläiseen (nina.hamalainen(a)syo.fi), jos haluat tarkastella tietojasi rekistereistämme.

Tunnistamisen varmistamiseksi tietojen poistaminen vaatii aina käynnin toimipaikassamme Kauhavalla.

Markkinoinnin tietosuoja

Mitä tietoa keräämme ja mihin tarkoitukseen?

Suomen Yrittäjäopiston keräämät markkinointirekisterin henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti

Henkilötiedot, jotka keräämme suoraan rekisteröidyltä

Keräämme tiedot pääosin aina suoraan rekisteröidyltä itseltään asiakaspalvelutilanteessa tai asiakas luovuttaa ne itse verkkolomakkeen, chatin tai sähköpostin välityksellä.

Tietoja käytetään yhteydenpitoon joko palveluiden tarjoamiseksi tai tuottamiseksi asiakkaalle. Myös verkkosivujen kävijäanalytiikan tiedot muodostuvat rekisteröidyn toimista verkkosivuilla vierailun aikana.

Markkinointirekisteriin kerätään yhteistietoja myös yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä.

Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta osapuolilta.

Kolmansilta osapuolilta keräämme tietoa kuluttaja-asiakkaan luottokelpoisuuden varmistamiseksi (Suomen Asiakastieto).

Keräämme tietoa myös muista julkisista lähteistä kuten yritysrekisterit, esimerkiksi YTJ:stä ja PRH:n kaupparekisteristä sopimuksen allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeuden varmentamiseksi.  Yhteistyökumppanimme voivat myös luovuttaa asiakaslistojaan meille tarvittaessa, mikäli heillä on asiakkailtaan saatu lupa tiedonsiirtoon.

Mihin tietoja käytämme?

Suomen Yrittäjäopisto käsittelee henkilötietoja täyttääkseen lakisääteiset ja sopimusten mukaiset velvoitteet.

Käsittelymme oikeusperusteita ovat:

Sopimuksen täytäntöön paneminen

Sopimusvelvoitteiden täyttäminen on pääasiallinen henkilötietojen käsittelymme oikeusperuste. Käsittelemme henkilötietoja meiltä tilatun palvelun tuottamiseksi siltä osin kuin on tarpeellista.

Lakisääteinen velvoite

Sopimusten lisäksi toimintaamme liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsittelemme henkilötietoja.

Esimerkkejä lakisääteisistä velvoitteista on:

Suostumus

Verkkosivujemme kehittämiseksi kerätään analytiikkatietoa sivujen käytöstä suostumukseen perustuen. Annat suostumuksesi hyväksymällä evästeet sivustolle saapuessasi.

Markkinointitarkoituksessa kerätyn tiedon osalta rekisteröidyiltä kerätään suostumus, jonka voi peruuttaa milloin tahansa.

Kuinka kauan säilytämme tietoja?

Asiakasrekisteri säilyy niin kauan, kunnes asiakas kieltäytyy markkinointitoimenpiteistä tai päättää asiakassuhteensa. Asiakasrekisteriä päivitetään aina tarvittaessa ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisin väliajoin (vähintään kerran vuodessa).

Verkkosivujen kävijäanalytiikkatietoa säilytämme 26 kuukautta markkinoinnin ja asiakaspalvelun seurantaan ja kehittämiseen.

Tietojen vastaanottajat ja tietojen siirrot

Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille, ellei lainsäädännössä sitä vaadita.

Palveluiden tuottamiseksi nimi ja yhteystietoja siirretään LianaMailer-palveluun (Postiviidakko). Palvelun tuottamisessa noudatetaan Privacy Shield -järjestelmää, johon siirronsaajana toimii LianaMailer.

Toimenpiteet tietoturvallisuuden ja tietosuojan varmistamiseksi

Tietojen saatavuutta ja käytettävyyttä lisäävillä toimilla pyritään varmistamaan merkityksellisen tiedon saatavilla olo silloin, kun sitä tarvitaan. Tällaisia toimia ovat järjestelmien toiminnan varmistaminen, varmuuskopioinnit, varahenkilöjärjestelmät ja tiedon oikea arkistointi.

Tietojen eheyttä pyritään turvaaman järjestelmien tarkistusten ja valvonnan kautta. Turvatoimien ja ohjeistuksen tavoitteena on ehkäistä virheitä ja laiminlyöntejä tietojen käsittelyssä.

Tietojen luottamuksellisuus pyritään varmistamaan organisatorisilla ja teknisillä keinoilla.

Organisatorisina keinoina toimivat muun muassa salassapitosopimukset, määritellyt toimintaprosessit, ohjeistukset ja henkilöstön koulutus.

Teknisiä keinoja ovat muun muassa virus- ja haittaohjelmasuodatuksen toteutus, tietoliikenteen salaus, vahva tunnistaminen, tietoverkon ja päätelaitteiden suojaus sekä salaus, tilojen lukitukset ja valvonta sekä paperiaineiston tuhoamisen osalta siihen erikoistuneen kumppanin käyttö.

Rekisteritietojen tarkistaminen (tietopyyntö)

Halutessaan rekisteröidyllä on oikeus omien tietojensa tarkistamiseen. Jos haluat tarkastella tietojasi rekistereistämme, ole yhteydessä tietosuojavastaava Nina Hämäläiseen.

Tunnistamisen varmistamiseksi tietojen poistaminen vaatii aina käynnin toimipaikassamme Kauhavalla.

Ota yhteyttä

Syrjälä Heikki

digijohtaja

050 501 3053

heikki.syrjala@syo.fi

Hietamäki Taina

markkinointi- ja viestintäpäällikkö

050 342 9296

taina.hietamaki@syo.fi

Hämäläinen Nina

järjestelmäasiantuntija

040 649 1080

nina.hamalainen@syo.fi