Miten parantaa työyhteisösi viestintää?
Kolme keskeistä viestintätaitoa, jotka vahvistavat keskinäistä ymmärrystä ja tehostavat yhteistyötä
Oletko koskaan miettinyt, miksi viestisi ei aina mene perille, vaikka se on mielestäsi selkeä?
Työpaikan viestintä voi olla kuin rikkinäinen puhelin – sanot yhden asian, mutta lopputulos on jotain aivan muuta. Tämä voi johtua siitä, että viestiä ei ymmärretty tai se tulkittiin väärin.
Meillä kaikilla on erilaiset tavat vastaanottaa ja käsitellä tietoa. Eevalle riittää päämäärän antaminen, kun taas Matti tarvitsee yksityiskohtaiset ohjeet. Anna haluaa pohtia eri toteutusvaihtoehtoja ja Ari ei keskity, kun miettii muita ideoita.
Näin parannat viestintää työyhteisössä ja tehostat yhteistyötä: vinkit selkeään ja tulokselliseen viestintään
Tarkista, että viestisi on selkeä, ymmärrettävä ja konkreettinen. Vältä monimutkaista kieltä ja kerro asiasi mahdollisimman suoraviivaisesti.
Selkeys ja ymmärrettävyys ovat viestinnän peruspilareita. Ne varmistavat, että viesti menee perille juuri sellaisena kuin se on tarkoitettu.
Kun viesti on selkeä, vastaanottaja ymmärtää sen helposti ilman, että hänen tarvitsee tulkita tai arvailla sen merkitystä. Tämä vähentää väärinkäsitysten riskiä ja parantaa yhteistyön sujuvuutta.
Selkeä viestintä tarkoittaa yksinkertaista ja suoraa kieltä, jonka kaikki voivat helposti ymmärtää. Monimutkainen kieli voi hämmentää vastaanottajaa ja johtaa väärinkäsityksiin. Vältä monimutkaisia termejä ja lauserakenteita, jotta vastaanottaja voi keskittyä viestin ytimeen. Selkeys tarkoittaa myös, että viesti on loogisesti jäsennelty ja etenee johdonmukaisesti.
Suoraviivainen viestintä on sitä, että kerrot asiasi suoraan ja selkeästi ilman turhia kiertelyjä. Selkeät ohjeet auttavat vastaanottajaa ymmärtämään, mitä häneltä odotetaan. Varmista, että viestisi on ymmärretty oikein kysymällä tarkentavia kysymyksiä tai pyytämällä vastaanottajaa toistamaan viestin omin sanoin.
Konkreettisuus merkitsee sitä, että viesti sisältää täsmälliset ja yksityiskohtaiset tiedot, jotka auttavat vastaanottajaa ymmärtämään tarkalleen, mitä häneltä odotetaan. Konkreettiset esimerkit ja ohjeet havainnollistavat viestiä, tekevät siitä helpommin ymmärrettävän ja seurattavan.
Vältä monimutkaista kieltä
Monimutkainen kieli voi hämmentää vastaanottajaa ja johtaa väärinkäsityksiin. Käytä yksinkertaista ja suoraa kieltä. Esimerkiksi:
- Monimutkainen: “Tämän projektin implementoinnin aikana on ensiarvoisen tärkeää, että kaikki osapuolet noudattavat tarkasti määriteltyjä prosesseja ja menettelytapoja.”
- Selkeä: “Projektin aikana kaikkien tulee noudattaa sovittuja ohjeita.”
Ole suoraviivainen
Suoraviivainen viestintä tarkoittaa, että kerrot asiasi suoraan ja selkeästi ilman turhia kiertelyjä. Esimerkiksi:
- Epäsuora: “Olisi ehkä hyvä idea harkita mahdollisuutta, että voisit mahdollisesti tarkistaa raportin.”
- Suora: “Tarkista raportti, kiitos.”
Käytä selkeitä ohjeita
Selkeät ohjeet auttavat vastaanottajaa ymmärtämään, mitä häneltä odotetaan. Esimerkiksi:
- Epäselvä: “Voisitko katsoa tämän läpi?”
- Selkeä: “Lue tämä dokumentti ja korjaa mahdolliset kirjoitusvirheet.”
Tarkista, että asia on ymmärretty
Varmista, että viestisi on ymmärretty oikein kysymällä vastaanottajalta tarkentavia kysymyksiä tai pyytämällä häntä toistamaan viestin omin sanoin. Esimerkiksi:
- “Voitko kertoa, miten aiot edetä tämän ohjeen perusteella?”
- “Onko sinulla kysymyksiä tästä tehtävästä?”
Käytä konkreettisia esimerkkejä
Konkreettiset esimerkit auttavat havainnollistamaan viestiäsi ja tekevät siitä helpommin ymmärrettävän. Esimerkiksi:
- Abstrakti: “Paranna asiakaspalvelua.”
- Konkreettinen: “Vastaa asiakkaiden sähköposteihin 24 tunnin sisällä ja käytä ystävällistä kieltä.”
Esimerkki käytännöstä
Kuvitellaan, että olet antamassa ohjeita tiimillesi uuden ohjelmiston käyttöönotosta:
- Monimutkainen ja epäselvä ohje: “Uuden ohjelmiston käyttöönotto edellyttää, että kaikki tiimin jäsenet perehtyvät sen toiminnallisuuksiin ja noudattavat käyttöohjeita.”
- Selkeä ja konkreettinen ohje: “Lataa uusi ohjelmisto yrityksen intranetistä. Asenna se tietokoneellesi ja käy läpi käyttöohjeet. Jos sinulla on kysymyksiä, ota yhteyttä IT-tukeen.”
Haluatko varmistaa, että kaikki ymmärtävät asian samalla tavalla?
Älä oleta. Oletusten tekeminen viestinnässä voi johtaa väärinkäsityksiin ja sekaannuksiin. Kysy tarkentavia kysymyksiä ja pyydä palautetta varmistaaksesi, että viestisi on ymmärretty oikein.
Ihmisillä on erilaisia tapoja tulkita viestejä, joten mukauta viestintäsi vastaanottajan tarpeiden mukaan. Yhteistyö tehostuu ja sujuvoituu, kun kaikki ymmärtävät viestin samalla tavalla. Se on avain selkeään ja ymmärrettävään viestintäympäristöön. Haluatko tietää, miten voit parantaa viestintääsi entisestään?
Lisää tästä sarjan seuraavassa osassa: Miten estää väärinkäsityksiä ja selkeyttää omaa viestiä? Käytännön keinot kommunikaation kehittämiseen.
Haluatko lisää osaamista työviestintään?
Työviestinnän haasteisiin pääset pureutumaan Esihenkilökoulutuksessa Suomen Yrittäjäopistolla.
Artikkelisarja pureutuu työviestinnän haasteisiin
Saat konkreettisia vinkkejä, joilla voit parantaa viestintätaitojasi ja varmistaa, että sanomasi menee perille kaikille.
Opit, miten voit tehdä viestinnästäsi selkeämpää, ymmärrettävämpää ja tehokkaampaa – ilman, että kukaan joutuu arvailemaan, mitä oikeasti tarkoitit!
Sarjan eri osissa käsittelemme asiaa eri näkökulmista.
- 1. osa: Näin parannat viestintää työyhteisössä ja tehostat yhteistyötä: vinkit selkeään ja tulokselliseen viestintään.
- 2. osa: Miten estää väärinkäsityksiä ja selkeyttää omaa viestiä? Käytännön keinot kommunikaation kehittämiseen.
- 3. osa: Aktiivinen kuuntelu ja läsnäolo: Avain parempaan viestintään ja työilmapiiriin
