Miten estää väärinkäsityksiä ja selkeyttää viestintää?
Käytännön keinot kommunikaation kehittämiseen
Oletukset ovat viestinnän suuri sudenkuoppa. Luulemme usein tietävämme, mitä muut ajattelevat tai miten he viestintäämme tulkitsevat. Mutta mitä jos oletuksesi ovat vääriä? Entä jos viestisi menee täysin ohi maalin?
Tässä artikkelisarjan toisessa osiossa saat tietää, kuinka vältät oletusten tekemistä ja varmistat, että viestisi todella ymmärretään. Hyödynnä nämä käytännön vinkit, joilla voit muuttaa kommunikaatiotasi paremmaksi.
Älä oleta! Varmista, että kaikki ymmärtävät asian samalla tavalla
Oletusten tekeminen viestinnässä voi olla vaarallista, koska se voi johtaa väärinkäsityksiin ja sekaannuksiin. Kun oletamme, että vastaanottaja ymmärtää viestin samalla tavalla kuin me itse, emme välttämättä huomaa mahdollisia epäselvyyksiä tai erilaisia tulkintoja. Tämä voi aiheuttaa ongelmia, erityisesti monimutkaisissa tai tärkeissä viestintätilanteissa.
On tärkeää olla selkeä ja tarkka viestinnässäsi, jotta varmistat, että kaikki ymmärtävät asian samalla tavalla.
Tarkentavat kysymykset ja palaute
Kysy tarkentavia kysymyksiä ja pyydä palautetta tarkistaaksesi, että viestisi on ymmärretty oikein. Tämä auttaa havaitsemaan mahdolliset epäselvyydet ajoissa ja korjaamaan ne ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia.
Älä oleta. Varmista, että kaikki ymmärtävät asian samalla tavalla.
Kysy kysymyksiä ja pyydä palautetta varmistaaksesi, että viestisi on mennyt perille haluamallasi tavalla. Ihmisillä on erilaisia tapoja tulkita viestejä.
Kysymykset, kuten “Miten aiot edetä tämän ohjeen perusteella?” ja “Voitko kertoa omin sanoin, mitä sinun tulee tehdä seuraavaksi?”, auttavat selvittämään, onko viesti ymmärretty. Palautteen avulla voit myös parantaa viestintääsi tulevaisuudessa.
Viestinnän mukauttaminen
Lisäksi on hyödyllistä tunnistaa, että erilaisilla ihmisillä on erilaisia tapoja tulkita viestejä. Mukauta viestintäsi vastaanottajan tarpeiden mukaan ja varmista, että kaikki saavat tarvittavat tiedot ymmärtääkseen viestin oikein.
- Käytä selkeitä ja yksiselitteisiä ilmaisuja vähentääksesi väärinkäsitysten riskiä.
- Toista ja varmista ymmärrys pyytämällä vastaanottajaa toistamaan viesti omin sanoin tai kertomaan, mitä hän aikoo tehdä seuraavaksi.
- Tämä luo selkeän ja ymmärrettävän viestintäympäristön, jossa kaikki voivat toimia tehokkaasti ja yhteistyössä.
Kysy kysymyksiä
Kysymysten esittäminen on tehokas tapa selvittää, että viestisi on ymmärretty oikein. Näin huomaat, onko vastaanottaja ymmärtänyt viestin ytimen ja mitä mahdollisia epäselvyyksiä hänellä vielä on.
Esimerkiksi:
- “Miten aiot edetä tämän ohjeen perusteella?”
- “Voitko kertoa omin sanoin, mitä sinun tulee tehdä seuraavaksi?”
Pyydä palautetta
Palautteen pyytäminen on toinen tapa varmistaa, että viesti on ymmärretty oikein. Palautteen avulla saat tietoa siitä, miten viestisi on tulkittu ja mitä parannuksia voit tehdä tulevaisuudessa. Esimerkiksi:
- “Oliko ohjeissani jotain epäselvää?”
- “Miten voisin selittää tämän asian paremmin?”
Käytä selkeitä ja yksiselitteisiä ilmaisuja
Selkeät ja yksiselitteiset ilmaisut vähentävät väärinkäsitysten riskiä. Vältä moniselitteisiä sanoja ja ilmaisuja, jotka voivat johtaa eri tulkintoihin. Esimerkiksi:
- Moniselitteinen: “Hoida tämä mahdollisimman pian.”
- Selkeä: “Hoida tämä tehtävä ennen huomista klo 12.”
Tunnista erilaiset tulkintatavat
Erilaisilla ihmisillä on erilaisia tapoja tulkita viestejä. Tämä voi johtua heidän taustastaan, kokemuksistaan tai henkilökohtaisista mieltymyksistään. Esimerkiksi:
- Eeva: Riittää, kun annat päämäärän, niin homma hoituu.
- Matti: Tarvitsee hyvin yksityiskohtaiset ohjeet.
- Anna: Haluaa pohtia eri toteutusvaihtoehtoja.
- Ari: Ei keskity, kun miettii muita ideoita.
Pyydä toistamaan ja varmista asian ymmärtäminen
Toistaminen on hyvä keino varmistaa, että viesti on mennyt perille. Pyydä vastaanottajaa toistamaan viesti omin sanoin tai kertomaan, mitä hän aikoo tehdä seuraavaksi. Esimerkiksi:
- “Voitko kertoa, miten aiot edetä tämän ohjeen perusteella?”
- “Mitä vaiheita aiot ottaa seuraavaksi?”
Käytännön esimerkki
Kuvitellaan, että olet antamassa ohjeita tiimillesi uuden projektin aloittamisesta:
- Oletus: “Kaikki tietävät, mitä tehdä, kun sanon ‘aloittakaa projekti’.”
- Varmistaminen: “Aloittakaa projekti. Ensimmäinen vaihe on kerätä kaikki tarvittavat tiedot. Juha, voitko kertoa, miten aiot edetä tämän ohjeen perusteella?”
Voit vähentää väärinkäsityksiä ja parantaa viestinnän tehokkuutta varmistamalla, että kaikki ymmärtävät asian samalla tavalla. Tämä auttaa luomaan selkeän ja ymmärrettävän viestintäympäristön, jossa kaikki voivat toimia tehokkaasti ja yhteistyössä.
Miten voisit tehdä viestinnällä vaikutuksen?
Tee vaikutus viestinnässäsi: kuuntele, ole läsnä ja osoita aitoa kiinnostusta vastaanottajan näkemyksiin. Aktiivinen kuuntelu, jossa keskityt täysin keskusteluun ja vältät häiriötekijöitä, luo luottamusta ja parantaa viestinnän laatua.
Kuvittele, kuinka paljon parempia tuloksia saavutat, kun asetut toisen asemaan, ymmärrät hänen näkökulmansa ja mukautat omaa viestintääsi tämän mukaan. Viestintätaidot ovat tie tehokkaaseen yhteistyöhön ja onnistuneisiin ihmissuhteisiin—kukapa ei haluaisi parantaa niitä!
Lisää tästä sarjan seuraavassa osassa: Aktiivinen kuuntelu ja läsnäolo: Avain parempaan viestintään ja työilmapiiriin
Haluatko lisää osaamista työviestintään?
Työviestinnän haasteisiin pääset pureutumaan Esihenkilökoulutuksessa Suomen Yrittäjäopistolla.
Artikkelisarja pureutuu työviestinnän haasteisiin
Saat konkreettisia vinkkejä, joilla voit parantaa viestintätaitojasi ja varmistaa, että sanomasi menee perille kaikille.
Opit, miten voit tehdä viestinnästäsi selkeämpää, ymmärrettävämpää ja tehokkaampaa – ilman, että kukaan joutuu arvailemaan, mitä oikeasti tarkoitit!
Sarjan eri osissa käsittelemme asiaa eri näkökulmista.
- 1. osa: Näin parannat viestintää työyhteisössä ja tehostat yhteistyötä: vinkit selkeään ja tulokselliseen viestintään.
- 2. osa: Miten estää väärinkäsityksiä ja selkeyttää omaa viestiä? Käytännön keinot kommunikaation kehittämiseen.
- 3. osa: Aktiivinen kuuntelu ja läsnäolo: Avain parempaan viestintään ja työilmapiiriin
