Aktiivinen kuuntelu ja läsnäolo
Avain parempaan viestintään ja työilmapiiriin
Oletko koskaan miettinyt, miksi jotkut keskustelut tuntuvat luontevilta ja antoisilta, kun taas toiset ovat täynnä väärinkäsityksiä ja tunnetta, ettei sinua kuunnella? Tässä artikkelisarjan kolmannessa ja viimeisessä osassa paljastamme, kuinka voit muuttaa tapasi kuunnella ja olla läsnä keskusteluissa.
Opi kuuntelemaan korvien lisäksi myös sydämelläsi ja luo syvempiä yhteyksiä muihin ihmisiin. Älä jätä tätä tilaisuutta käyttämättä – paranna viestintääsi kuuntelemalla!
Kuunteleminen, läsnäolo ja kiinnostuksen osoittaminen
Kuunteleminen, läsnäolo ja kiinnostuksen osoittaminen vastaanottajan näkemyksiin ovat keskeisiä tekijöitä tehokkaassa viestinnässä. Kun kuuntelet aktiivisesti, annat vastaanottajalle tilaa ilmaista ajatuksiaan ja tunteitaan. Tämä luo luottamusta ja parantaa viestinnän laatua.
Kuuntele aktiivisesti
Aktiivinen kuuntelu tarkoittaa, että keskityt ilman keskeytyksiä tai häiriöitä täysin siihen, mitä toinen henkilö sanoo. Tämä voi sisältää nyökkäilyä, silmiin katsomista ja ajoittaisia kommentteja.
Ne osoittavat, että olet mukana keskustelussa. Aktiivinen kuuntelu auttaa sinua ymmärtämään paremmin toisen henkilön näkökulmaa ja tarpeita.
Kuuntele, ole läsnä ja osoita kiinnostusta vastaanottajan näkemyksiin. Yritä asettua hänen asemaansa ja ymmärtää, miten hän tulkitsee viestisi.
Käytä aktiivisen kuuntelun tekniikoita
Aktiivisen kuuntelun tekniikat, kuten toistaminen, asian uudelleen muotoilu ja tarkentavat kysymykset, auttavat varmistamaan, että ymmärrät viestin oikein. Esimerkiksi:
- Toistaminen: “Jos ymmärsin oikein, sanoit että…”
- Uudelleen muotoilu: “Eli tarkoitat, että…”
- Tarkentavat kysymykset: “Voitko selventää, mitä tarkoitat tällä?”
Ole läsnä
Läsnäolo viestinnässä tarkoittaa, että olet henkisesti ja fyysisesti läsnä keskustelussa. Et anna huomiosi harhailla muihin asioihin, kuten puhelimeen tai muihin tehtäviin. Läsnäolo osoittaa kunnioitusta ja arvostusta toista henkilöä kohtaan, mikä vahvistaa viestinnän vaikutusta.
Käytännön esimerkkejä läsnäolosta
Keskity täysin keskusteluun ja vältä häiriötekijöitä. Esimerkiksi laitat puhelimen sivuun ja ylläpidät katsekontaktia. Et ole läsnä, jos sanot: “Jatka vaan, kuuntelen samalla, kun vastaan tähän sähköpostiin.” Sen sijaan osoitat olevasi läsnä, jos sanot: “Kerro lisää, haluan ymmärtää paremmin näkökulmasi.”
Vielä toinen esimerkki. Kuvitellaan, että olet keskustelemassa tiimisi jäsenen kanssa. Tiimin jäsen on huolissaan projektin aikataulusta. Voit toimia vaihtoehtoisesti vaikkapa näin:
- Ei läsnä: “Joo, ymmärrän, mutta meidän täytyy vain saada tämä tehtyä.”
- Läsnä ja kiinnostunut: “Ymmärrän, että aikataulu on tiukka. Miten voimme yhdessä helpottaa tilannetta?”
Osoita kiinnostusta
Kiinnostuksen osoittaminen vastaanottajan näkemyksiä kohtaan tarkoittaa, että osoitat aidosti välittäväsi siitä, mitä toinen henkilö sanoo. Tämä voi tapahtua antamalla positiivista palautetta ja osoittamalla empatiaa. Kun yrität asettua toisen henkilön asemaan ja ymmärtää, miten hän tulkitsee viestisi, voit mukauttaa omaa viestintääsi paremmin vastaamaan hänen tarpeitaan ja odotuksiaan.
Kiinnostuksen osoittaminen luo luottamusta ja parantaa viestinnän laatua. Osoita kiinnostusta esimerkiksi nyökkäämällä, hymyilemällä ja esittämällä tarkentavia kysymyksiä. Esimerkiksi:
- “Se kuulostaa mielenkiintoiselta, voitko kertoa lisää?”
- “Miten tämä asia vaikuttaa sinuun?
Yritä asettua vastaanottajan asemaan
Empatia on tärkeä osa tehokasta viestintää. Yrittämällä asettua vastaanottajan asemaan voit paremmin ymmärtää, miten hän tulkitsee viestisi ja mitä tunteita se herättää. Esimerkiksi:
- “Ymmärrän, että tämä tilanne voi olla sinulle haastava. Miten voin auttaa?”
- “Miltä tämä ehdotus sinusta tuntuu?”
Luo avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri
Avoin ja luottamuksellinen ilmapiiri rohkaisee vastaanottajaa jakamaan ajatuksiaan ja tunteitaan. Tämä parantaa viestinnän laatua ja auttaa löytämään parhaita ratkaisuja yhdessä. Esimerkiksi:
- “Täällä voit puhua vapaasti, kaikki mielipiteet ovat tervetulleita.”
- “Arvostan rehellistä palautettasi, se auttaa meitä kehittymään.”
Näiden taitojen avulla voit luoda avoimen ja luottamuksellisen viestintäympäristön, jossa kaikki osapuolet tuntevat itsensä kuulluiksi ja arvostetuiksi.
Kuuntelemalla aktiivisesti, olemalla läsnä ja osoittamalla kiinnostusta vastaanottajan näkemyksiin voit siis parantaa viestinnän laatua ja luoda vahvempia ihmissuhteita. Tämä auttaa myös ratkaisemaan ristiriitoja ja edistämään yhteistyötä – ja saavuttamaan näin parempia tuloksia.
Haluatko lisää osaamista työviestintään?
Työviestinnän haasteisiin pääset pureutumaan Esihenkilökoulutuksessa Suomen Yrittäjäopistolla.
Artikkelisarja pureutuu työviestinnän haasteisiin
Saat konkreettisia vinkkejä, joilla voit parantaa viestintätaitojasi ja varmistaa, että sanomasi menee perille kaikille.
Opit, miten voit tehdä viestinnästäsi selkeämpää, ymmärrettävämpää ja tehokkaampaa – ilman, että kukaan joutuu arvailemaan, mitä oikeasti tarkoitit!
Sarjan eri osissa käsittelemme asiaa eri näkökulmista.
- 1. osa: Näin parannat viestintää työyhteisössä ja tehostat yhteistyötä: vinkit selkeään ja tulokselliseen viestintään.
- 2. osa: Miten estää väärinkäsityksiä ja selkeyttää omaa viestiä? Käytännön keinot kommunikaation kehittämiseen.
- 3. osa: Aktiivinen kuuntelu ja läsnäolo: Avain parempaan viestintään ja työilmapiiriin
Grafiikka tuotettu Napkin.ai:n avulla.
